L'autentica di firma è l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.

Ai sensi dell'art. 21 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, l'ufficiale d'anagrafe è competente ad autenticare:

• dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (es. banche, assicurazioni, etc.);
• istanze da presentare a privati;
• deleghe per la riscossione di benefici economici (esempio pensioni, contributi) da parte di terze persone.

Le competenze del funzionario incaricato dal Sindaco in materia di autentica di firma sono “eccezionali”, ovvero derivano da norme che gli attribuiscono precise e specifiche facoltà. Il testo del documento deve rimanere nell'ambito previsto dalla normativa e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc. ) e tanto meno concretizzare una procura. 

La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione ove la firma sia apposta in presenza del dipendente addetto. Se l'istanza viene presentata a mezzo terze persone o spedita tramite posta, occorre allegarvi la fotocopia di un documento di identità valido del sottoscrittore. 

Per i minori la firma deve essere apposta da chi esercita la potestà o dal tutore; per gli interdetti dal tutore.
Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini  della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani. Secondo quanto previsto dal D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, art. 3, i cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte dei soggetti pubblici italiani.